Tietosuoja ja henkilötietojen käsittely

Tämä tietosuojaseloste kuvaa, miten IT-huoltomies Porvoo / Jarno Nousiainen käsittelee asiakkaiden ja yhteydenottajien henkilötietoja, kun otat yhteyttä verkkosivujen kautta, sähköpostilla, puhelimitse tai kun tilaat palvelun.

Seloste on laadittu EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaisesti ja sitä päivitetään tarvittaessa toiminnan muuttuessa.

1. Rekisterinpitäjä

Rekisterinpitäjä:
IT-huoltomies Porvoo / Jarno Nousiainen
Sähköposti: jarno@it-huoltomies.fi
Verkkosivusto: www.it-huoltomies.fi

2. Toiminnan tila (kun työtilanne muuttuu)

IT-huoltomies-toiminta voi olla ajoittain aktiivinen tai tauolla (esimerkiksi jos teen päivätyötä muualla). Tämä ei muuta sitä, että yhteydenottoihin liittyviä henkilötietoja käsitellään edelleen vain asialliseen tarkoitukseen: yhteydenottoon vastaaminen, mahdollisen työn sopiminen, ja tarvittaessa laskutukseen / lakivelvoitteisiin.

Jos toiminta on tauolla, voi vastaaminen kestää pidempään. Tietoja ei käytetä mihinkään “nopeisiin markkinointikikkoihin”, eikä listoja myydä. Maailma on täynnä tällaista käytöstä, mutta tämä sivusto ei kilpaile siinä lajissa.

3. Mistä tiedot kerätään?

Henkilötietoja kerätään pääasiassa seuraavista lähteistä:

• yhteydenottolomake sivustolla it-huoltomies.fi
• sähköpostiviestit ja liitteet
• puhelimitse tehdyt yhteydenotot ja sovitut työt
• etätukiyhteydet (esim. TeamViewer QuickSupport)
• laskutusta ja kirjanpitoa varten tarvittavat tiedot
• oma chat-sovellus tällä sivustolla (jos käytät chattia)

4. Mitä henkilötietoja käsitellään?

Tyypillisesti käsiteltävät henkilötiedot ovat:

• nimi ja mahdollinen yrityksen nimi
• yhteystiedot (sähköposti, puhelinnumero, osoite tarvittaessa laskutusta tai käyntiä varten)
• yhteydenoton sisältö ja lyhyt kuvaus tilanteesta (esim. mitä laitteita tai ongelmaa asia koskee)
• asiakassuhteeseen liittyvät tiedot (sovitut ja tehdyt työt, käyntiajat, muistiinpanot)
• laskutustiedot (laskun saaja, laskutusosoite, maksusuorituksiin liittyvät kirjanpitotiedot)
• tekniset lokitiedot palvelimelta (esim. IP-osoite, aikaleimat, selaimen perustiedot), joita tarvitaan sivuston ja lomakkeen toiminnan ja tietoturvan varmistamiseksi
• etätuen yhteydessä laitetta koskevat tekniset tiedot (esim. käyttöjärjestelmä, lokit ja asetukset) vain siinä laajuudessa kuin ongelman ratkaisu edellyttää

Salasanoja ei pyydetä turhaan eikä niitä säilytetä omissa järjestelmissä selväkielisessä muodossa.

5. Mihin tarkoituksiin tietoja käytetään?

Henkilötietoja käytetään seuraaviin tarkoituksiin:

• yhteydenottojen käsittely ja palvelupyyntöihin vastaaminen
• kotikäyntien, etätukisessioiden ja muiden palveluiden suunnittelu ja toteutus
• asiakassuhteen hoitaminen ja asiakasviestintä
• laskutus ja kirjanpidon velvoitteiden täyttäminen
• palvelun laadun ja toiminnan kehittäminen (esim. mitä palveluja kysytään eniten)
• tietoturvan varmistaminen ja väärinkäytösten selvittäminen tarvittaessa

Tiedot eivät ole massamarkkinoinnin tai kylmämyynnin pohjana, eikä osoitteistoja myydä tai luovuteta ulkopuolisille markkinointitarkoituksiin.

6. Käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteita ovat:

• Sopimus ja sitä edeltävät toimenpiteet – kun pyydät tarjousta, kysyt apua tai tilaat palvelun, tietoja tarvitaan palvelun toteuttamiseksi.
• Rekisterinpitäjän lakisääteinen velvoite – kirjanpitolainsäädäntö ja muu taloushallintoon liittyvä sääntely edellyttävät tiettyjen tietojen säilyttämistä.
• Oikeutettu etu – asiakassuhteen hoito, palveluiden kehittäminen, IT-ympäristöön liittyvien toimenpiteiden dokumentointi sekä mahdollisten reklamaatio- tai riitatilanteiden selvittäminen.
• Suostumus – jos erikseen pyydetään lupa johonkin yksittäiseen asiaan, esimerkiksi referenssitarinan tai arvostelun julkaisemiseen nimellä.

7. Tietojen säilytysaika

• yhteydenottolomakkeen ja sähköpostiyhteydenottojen tiedot säilytetään lähtökohtaisesti enintään 12–24 kuukautta, ellei niistä synny pidempää asiakassuhdetta
• asiakastyöhön ja laskutukseen liittyvät tiedot säilytetään kirjanpitolain edellyttämän ajan (tyypillisesti vähintään 6 vuotta tilikauden päättymisestä)
• tekniset lokitiedot säilyvät palvelinympäristön normaaleiden lokisäilytysaikojen mukaisesti, yleensä muutamasta viikosta muutamaan kuukauteen
• etätuen aikana näkyvät tiedot (esim. työpöytänäkymä) eivät tallennu pysyviksi tallenteiksi, ellei erikseen sovita esimerkiksi ohjevideon tekemisestä
• chat-viestit tallentuvat vain tämän sivuston palvelimelle ja säilytetään vain niin kauan kuin yhteydenoton hoitaminen edellyttää (tyypillisesti enintään 12–24 kuukautta)

Tietoja poistetaan tai anonymisoidaan, kun niitä ei enää tarvita yllä mainittuihin tarkoituksiin, eikä niiden säilyttämiselle ole lakisääteistä perustetta.

8. Tietojen luovutukset ja siirrot

Henkilötietoja voidaan luovuttaa tai siirtää vain siinä määrin kuin se on välttämätöntä palveluiden toteuttamiseksi tai lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi. Tietoja voidaan käsitellä esimerkiksi seuraavien tahojen järjestelmissä:

• webhotelli- ja sähköpostipalvelun tarjoaja (sivuston ja sähköpostin tekninen ylläpito)
• mahdollinen laskutus- tai kirjanpitopalvelu sekä taloushallinnon järjestelmät
• etätukiohjelmiston (esim. TeamViewer) tekninen ympäristö

Tiedot pyritään käsittelemään ensisijaisesti EU/ETA-alueen sisällä. Tietoja ei myydä kolmansille osapuolille eikä luovuteta markkinointitarkoituksiin.

9. Evästeet ja verkkoanalytiikka

IT-huoltomies.fi-sivusto käyttää evästeitä ja vastaavia tekniikoita sivuston toiminnan ja kehittämisen varmistamiseksi.

Välttämättömät evästeet ja paikallinen tallennus voivat olla käytössä aina, koska ne liittyvät sivuston tekniseen toimintaan (esim. tietoturva, lomakkeiden ja oman chatin toimivuus). Analytiikka (kävijätilastot) otetaan käyttöön vain suostumuksellasi evästebannerin kautta.

Ei-välttämättömät palvelut:

• Google Analytics 4 – kävijätilastot ja sivuston käytön analysointi (vain suostumuksella)

Lisätietoja evästeistä ja suostumuksen hallinnasta löydät evästekuvauksesta.

10. Tietoturva

Henkilötietoja käsitellään huolellisesti ja soveltuvia teknisiä ja organisatorisia suojatoimia käyttäen. Näitä ovat esimerkiksi:

• suojattu yhteys (HTTPS) sivustolle ja lomakkeelle
• pääsyn rajaaminen vain niihin järjestelmiin, joita työ edellyttää
• salasanakäytäntöjen ja monivaiheisen tunnistautumisen (MFA) hyödyntäminen siellä, missä se on mahdollista
• ajantasaiset ohjelmistopäivitykset ja perustietoturvakäytännöt

11. Rekisteröidyn oikeudet

Sinulla on soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti oikeus:

• saada vahvistus siitä, käsitelläänkö sinua koskevia henkilötietoja
• saada pääsy omiin tietoihisi ja jäljennös käsiteltävistä tiedoista
• pyytää virheellisten tai puutteellisten tietojen oikaisua
• tietyissä tilanteissa pyytää tietojen poistamista (“oikeus tulla unohdetuksi”)
• pyytää tietojen käsittelyn rajoittamista tietyissä tilanteissa
• vastustaa käsittelyä, jos käsittely perustuu oikeutettuun etuun
• peruuttaa suostumus siltä osin, kuin käsittely perustuu suostumukseen
• tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos katsot, että tietojasi on käsitelty vastoin lakia

Oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt voi lähettää sähköpostitse osoitteeseen jarno@it-huoltomies.fi. Pyyntöihin pyritään vastaamaan kohtuullisessa ajassa, yleensä viimeistään kuukauden kuluessa.

Suomen tietosuojaviranomainen on Tietosuojavaltuutetun toimisto, tietosuoja.fi.

12. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

Tämä seloste voidaan päivittää, jos lainsäädäntö, palvelut tai käsittelytavat muuttuvat. Uusin versio on aina saatavilla osoitteessa it-huoltomies.fi/tietosuoja.php.

Voimassa oleva versio: 1.2 – päivitetty 19.12.2025.